О деятельности сектора по делам архивов администрации Чебоксарского района
Сектор по делам архивов (далее – сектор) является структурным подразделением администрации Чебоксарского района осуществляющий управление архивным делом на территории района и одновременно выполняющий функции муниципального архива Чебоксарского района (далее – архив).
Задачами муниципального архива являются комплектование, хранение, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, организаций района.
По состоянию на 01.01.2021 года в архиве хранится 316 фондов (269 фондов - управленческой документации, 47 фондов - по личному составу). Это 56244 ед.хр. в т.ч. 37869 ед.хр. – постоянного хранения, 18375 ед.хр. – по личному составу за 1927-2020 годы.
В настоящее время в списке значится 58 организаций источников комплектования, которые передают на постоянное хранение в архив района свои документы.
В 2020 году в архив Чебоксарского района вне плана поступило 55 ед. хр., это документы:
- Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 5 по Чувашской Республике – 49 ед. хр. постоянного хранения в связи с истечением срока временного хранения документов;
- ООО «Агро-Ч» - 6 ед. хр. по личному составу в связи с ликвидацией предприятия.
Все документы поступили по утвержденным экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии описям.
За истекший период были упорядочены и утверждены ЭПК Минкультуры Чувашии описи дел постоянного хранения на 589 ед. хр., по личному составу на 792 ед. хр.:
- Собрание депутатов и администрации Лапсарского сельского поселения за 2014-2019 годы;
- Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 5 по Чувашской Республике 2008-2016, 2018 годы;
- Собрание депутатов и администрации Синьял-Покровского сельского поселения за 2016-2018 годы.
Также за указанный период документы 4 организаций: Чебоксарской районной территориальной избирательной комиссии, Собрание депутатов и администрации Сирмапосинского сельского поселения, Ишлейского районного потребительского общества и ООО «Колос», были обработаны и описи дел направлены на ЭПК Минкультуры Чувашии для утверждения и согласования.
В целях улучшения условий хранения и обеспечения защиты документов от внешних неблагоприятных факторов в плановом порядке была проведена проверка наличия и состояния дел постоянного хранения шести фондов № 56, 143, 179, 228, 268, 303, выверка учетных документов.
За отчетный период было закартонировано 1239 ед.хр., проведена работа по переформированию связок и наклейки ярлыков 15 фондов на 4390 ед. хр., подшито 28 ед. хр.
В течении года в архив Чебоксарского района обратились 13 исследователей для изучения родословной, даты рождения и смерти по похозяйственным книгам и сбора информации для научной статьи. Им было представлено 201 ед. хр. по 19 фондам.
Как и прежде в центре деятельности сектора, является работа по оказанию услуг в части исполнения запросов физических и юридических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан.
В связи с эпидемиологической обстановкой в архив за год поступило 1718 (2605) запросов, что на 887 запросов меньше, чем за аналогичный период прошлого года, 1399 (1936) запросов исполнено по документам архива, с положительным результатом исполнено 1198 (1702) запросов.
Содержание запрашиваемой информации охватывает широкий спектр сведений: подтверждения трудового и льготного стажа, размера заработной платы, о предоставлении отпусков без содержания, отпусков по уходу за ребенком, проживание на территории района и другие.
Из исполненных запросов:
5% это запросы о заработной плате;
18,5 % - о трудовом стаже;
29 % - о заработной плате и трудовом стаже;
4,2 % - запросы о правоустанавливающих документах;
41% - запросы о земельных участках;
2,3 % - о составе семьи и др.
Через АУ «Многофункциональный центр» в архив Чебоксарского района поступило 1016 запросов, что на 730 запросов меньше, чем за аналогичный период прошлого года.
Работа с Управлением Пенсионного фонда в Чебоксарском районе по выполнению социально-правовых запросов проводилась по средствам почтовой связи, курьера и программы электронного документооборота WipNet.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ежегодно на 1 декабря текущего года все организации, которые являются источниками комплектования архива Чебоксарского района, прошли паспортизацию, это сведения о состоянии хранения документов в организациях.
К 75-летию Великой Победы в районной газете «Таван-ен» была опубликована статья «Победа будет за нами».