Трофимова Надежда Николаевна - Заведующий сектором по делам архивов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего сектора по делам архивов юридического отдела

 

1. Общие положения

 

1.1. Должность заведующего сектора по делам архивов юридического отдела администрации Чебоксарского муниципального округа (далее - заведующий сектора, сектор) является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность заведующего сектора по делам архивов администрации Чебоксарского муниципального округа относится к старшей группе должностей за регистрационным номером 1-2-4-01 (пункт 2 подраздела 2 раздела 4 Реестр должностей муниципальной службы в Чувашской Республике).

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

Обеспечение деятельности органа местного самоуправления;

Управление в сфере архивного дела.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

• формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований;
• информационное обеспечение;
• осуществление взаимодействия со средствами массовой информации, связи с общественностью;
• обеспечение защиты государственной тайны;
• подготовка и проведение мероприятий, работа с обращениями граждан, организация приема граждан.

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность заведующего сектора по делам архивов:

• управление архивным делом на территории Чебоксарского муниципального округа;
• осуществление секторных государственных полномочий Чувашской Республики в области архивного дела, переданных Чебоксарскому муниципальному округу;
• обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей заведующего сектора:

• организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования документов Архивного фонда Чувашской Республики и иных архивных документов на территории муниципального округа;
• организационно-методическое руководство деятельностью архивов и организация документов в делопроизводстве организаций муниципального округа;
• контроль соблюдение законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики в области архивного дела.

1.7. Заведующий сектора назначается на должность и освобождается от должности главой Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики.

В период отсутствия заведующего сектора его обязанности выполняет главный специалист.

1.8. Заведующий сектора в своей работе непосредственно подчиняется главе Чебоксарского муниципального округа и заместителю главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальнику управления организационно - контрольной, правовой и кадровой работы, курирующему вопросы по архивному делу. Методическое руководство деятельностью сектора осуществляет орган управления архивным делом Чувашской Республики.

 

2. Квалификационные требования

 

Для замещения должности заведующего сектора по делам архивов администрации Чебоксарского муниципального округа устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Заведующий сектора должен иметь высшее профессиональное образование не ниже уровня бакалавриата.

2.1.2. Для замещения должности заведующего сектора установлено требование о наличии не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки, а также не менее одного года стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра.

2.1.3. Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Гражданского кодекса Российской Федерации (Часть первая);

в) Уголовного кодекса от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (ст. 283, 284);

г) Трудового кодекса Российской Федерации;

д) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

е) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

ё) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

ж) Федерального закона от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

з) Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

и) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

к) Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

л) Конституции Чувашской Республики;

м) законодательства о противодействии коррупции;

2.1.4. Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми умениями:

• работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет»;
• работать в информационно-правовых системах;

• руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;
• оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;
• вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
  • готовить деловую корреспонденцию;
• организовывать проведение приема граждан;
• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;

2.2. Заведующий сектора должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям:

2.2.1. Обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

• Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказа Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;
• приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
• Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.);
• Закона Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об Архивном деле Чувашской Республики»;
• Устава Чебоксарского муниципального округа;
• Положения о секторе по делам архивов юридического отдела;
• Административного регламента по оказанию муниципальных услуг (функций), необходимых для исполнения должностных обязанностей;
• иными нормативными правовыми актами, регулирующими соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей.

2.2.2. Заведующий сектора должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

• работать в конкретной, определенной представителем нанимателя (работодателя) сфере деятельности;
• организовывать и обеспечивать выполнение поставленных задач;
• эффективно планировать рабочее время;
• устанавливать приоритеты и эффективно планировать работу;
• практически применять нормативные правовые акты;
• пользоваться современной оргтехникой и программными продуктами;
• систематически повышать квалификацию;

• организовывать проведение приема граждан;
• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
  • проводить экспертизы ценности документов;
  • осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в архив;
  • комплектовать, хранить, вести учет и использовать архивные документы,
  • составлять установленную отчетность по архивному делу.

 

3. Должностные обязанности

 

Исходя из задач и функций, определенных Положением о секторе по делам архивов юридического отдела администрации Чебоксарского муниципального округа, на заведующего сектора возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Руководить деятельностью сектора и архива Чебоксарского муниципального округа (далее – архив), обеспечивая решение возложенных на сектор задач.

3.2. Представлять сектор на совещаниях, проводимых главой Чебоксарского муниципального округа, заседаниях постоянно действующих и временных органов при администрации Чебоксарского муниципального округа, в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, органах государственной власти Чувашской Республики, на республиканских и собраниях муниципального округа и оперативных совещаниях, а также в отношениях со структурными подразделениями администрации муниципального округа.

3.3. Готовить проекты постановлений, распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа по вопросам деятельности сектора на основании руководящих документов вышестоящих органов и жизненной необходимости, административных регламентов предоставления муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций, изменений к ним;

3.4. Осуществлять контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы Чебоксарского муниципального округа, относящихся к деятельности сектора.

3.5. Отчитываться о работе сектора и состоянии архивного дела в муниципальном округе перед руководством администрации Чебоксарского муниципального округа и органом управления архивным делом Чувашской Республики.

3.6. Вносить предложения об изменении структуры и штатного расписания сектора, назначении и освобождении от должности работников сектора, по повышению их квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания.

3.7. Разрабатывать и представлять главе Чебоксарского муниципального округа на утверждение положение о секторе по делам архивов.

3.8. Определять функции сотрудников сектора и разрабатывать их должностные инструкции.

3.9. Осуществлять подбор кадров для сектора.

3.10. Давать распоряжения сотрудникам сектора по вопросам деятельности сектора.

3.11. Подписывать от имени сектора служебную документацию.

3.12. Направлять работников сектора для участия в работе комитетов, советов, рабочих групп и согласительных комиссий.

3.13. Способствовать обеспечению и улучшению материально-технического оснащения сектора

3.14. Принимать меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности, контролировать соблюдение в архиве правил противопожарной безопасности

3.15. Обеспечивать сохранность документов, хранящихся в архиве, проводить проверку их наличия и состояния.

3.16. Вести государственный учет документов.

3.17. Создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к документам архивного фонда.

3.18. Осуществлять руководство и контроль за работой и организацией документооборота в делопроизводстве учреждений, оказывать организационно-методическую помощь в работе по отбору документов для передачи на хранение в архив.

3.19. Проводить учебные семинары, консультации по вопросам делопроизводства, обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу.  

3.20. Информировать администрацию Чебоксарского муниципального округа о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, учреждениях, предприятиях муниципального округа для привлечения к ответственности лиц, виновных в их допущении, в установленном законом порядке.

3.21. Рассматривать описи дел, подготовленных органом местного самоуправления, учреждениями, организациями, предприятиями к передаче в архив, и направлять их со своими заключениями на утверждение ЭПК органа управления архивным делом Чувашской Республики.

3.22. Разрабатывать и по согласованию с органом управления архивным делом Чувашской Республики представлять на утверждение главы Чебоксарского муниципального округа списки органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий округа, документы которых подлежат приему в архив, вести систематическую работу по уточнению этих списков.

3.23. Изучать состав документов вновь образуемых учреждений, предприятий и организаций и вносить предложения в орган управления архивным делом Чувашской Республики о приеме их на государственное хранение.

3.24. Проверять выполнение учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства по архивному делу и внедрение ГОСТ на организационно-распорядительную документацию.

3.25. Вести прием граждан по вопросам социально-правового характера.

3.26. Выдавать архивные справки, архивные копии и выписки по заявлениям граждан и организаций.

3.27. Информировать заинтересованные учреждения о составе и содержании документов архива, осуществлять их использование на выставках, в периодической печати, в установленном порядке предоставлять возможность для ознакомления с документами архива учреждениям, предприятиям и гражданам с целью научного и практического их использования.

3.28. Взаимодействовать с органами образования, культуры и средствами массовой информации муниципального округа в целях пропаганды законодательства по архивному делу, формирования у населения потребности сохранить документы, отражающие трудовую, творческую, общественную деятельность, личную жизнь и родословную гражданина.

3.29. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты Чувашской Республики, устав Чебоксарского муниципального округа и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение.

3.30. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, установленные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.

3.31. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.32. Своевременно выполнять поручения вышестоящего руководства.

3.33. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе - при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставлении должности.

3.34. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.35. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.

3.36. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

3.37. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.38. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

3.39. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

3.40. Представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).

3.41. Выполнять иные поручения вышестоящего руководства.

 

4. Права

 

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» заведующий сектора имеет право:

4.1. Запрашивать от должностных лиц территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых сектором по делам архивов, работников структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа.

4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.4. Заслушивать представителей предприятий, учреждений, организаций по вопросам работы архивов и организации делопроизводства.

4.5. Давать в пределах своих компетенций обязательные для исполнения указания по работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Согласовывать нормативно-методические документы, инструкции и учебные программы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.7. Проводить смотры состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве, выставки и демонстрации архивных документов и их копий;

4.8. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений, организаций и предприятий.

 

5. Ответственность

 

Заведующий сектора несет установленную законодательством ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан

самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

6.1. Заведующий сектора праве:

• принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности сектора в области по делам архивов в соответствии с должностными инструкциями;
• в установленном порядке запрашивать от отраслевых (функциональных) органов информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

6.2. Заведующий сектора обязан:

• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• по поручению главы Чебоксарского муниципального округа принимать участие в работе создаваемых органами местного самоуправления коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп и т.п.).

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)

проектов управленческих и иных решений

 

7.1. Заведующий сектора праве участвовать при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа и (или) проектов управленческих решений Главы Чебоксарского муниципального округа, совещательных и консультативных органов, по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Заведующий сектора обязан участвовать при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа и (или) проектов управленческих решений Главы Чебоксарского муниципального округа, совещательных и консультативных органов, разрабатываемых администрацией Чебоксарского муниципального округа.

 

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и

иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

 

Заведующий сектора осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства в администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, порядком согласования проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики. 

 

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи

с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. В связи с исполнением должностных обязанностей заведующий сектора взаимодействует по вопросам деятельности, входящим в его компетенцию в соответствии Уставом муниципального округа, Положением об секторе по делам архивов и настоящей должностной инструкцией:

9.1.1. с руководителями структурных подразделений и сотрудниками администрации муниципального округа.

9.1.2. с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

9.1.3. с органами государственной власти Чувашской Республики;

9.1.4. с органами местного самоуправления Чебоксарского муниципального округа;

9.1.5. со средствами массовой информации;

9.1.6. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Поручения и указания заведующему сектора даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме.

9.3. Объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя заведующий сектора представляет в письменной форме.

9.4. Заведующий сектора вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции сектора представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.

 

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 

Заведующий сектора в пределах своей компетенции в соответствии с административным регламентом администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики предоставляет муниципальную услугу «Выдача справок социально-правого характера, копий, выписок из документов архива Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики».

 

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности заведующего сектора определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

11.1. выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

11.2. своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;

11.3. качеству предоставляемых услуг;

11.4. качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

11.5. профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

11.6. способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

11.7. творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

11.8. осознанию ответственности за последствия своих действий.