Ванюшкина Татьяна Валериевна - Старший инспектор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

старшего инспектора сектора по делам архивов

юридического отдела

1. Общие положения

1.1. Старший инспектор сектора по делам архивов юридического отдела администрации Чебоксарского муниципального округа (далее – старший инспектор, сектор) является работником, замещающим должность, не являющейся должностью муниципальной службы. Старший инспектор осуществляет техническое обеспечение деятельности сектора.

1.2. На должность старшего инспектора сектора назначается лицо, имеющее среднее образование, знания по ведению делопроизводства, архивного дела.

1.3. Старший инспектор сектора должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, работы с современной оргтехникой, выполнения поставленных руководством задач, норм делового общения, эффективного планирования служебного времени.

1.4. Старший инспектор сектора назначается на должность и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы Чебоксарского муниципального округа по представлению заведующего сектора и заместителя главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальника управления организационно - контрольной, правовой и кадровой работы, курирующего вопросы по архивному делу.

В период отсутствия старшего инспектора его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.5. Старший инспектор сектора подчиняется непосредственно заведующему сектора.

1.6. Старший инспектор сектора в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, иными нормативными правовыми актами Чувашской Республики, Уставом Чебоксарского муниципального округа и иными муниципальными правовыми актами Чебоксарского муниципального округа, нормативно-методическими актами Федеральной архивной службы России, решениями и указаниями органа управления архивным делом Чувашской Республики, Положением о секторе по делам архивов юридического администрации Чебоксарского муниципального округа и настоящей должностной инструкцией.

2. Функции

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение комплектования, учета, использования, рационального размещения архивного фонда.

2.3. Участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

2.4. Выдача в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам архивные справки социально-правового характера, копии документов и выписки из документов.

3. Должностные обязанности

Старший инспектор сектора по делам архивов обязан:

3.1. Участвовать в подготовке предложений к проектам планов работы сектора и их реализации.

3.2. Составлять отчеты о проделанной работе.

3.3. Принимать меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности, контролировать соблюдение в архиве правил противопожарной безопасности.

3.4. Осуществлять работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.5 Вести государственный учет документов.

3.6. Создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к документам архивного фонда.

3.7. Осуществлять проверку наличия и состояния документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам. Устанавливать фактическое наличие документов, находящихся на хранении в секторе. Выявлять и устранять недостатки в учете документов. Организовывать розыск отсутствующих документов.

3.7. Вводить в компьютерную программу архивного дела информацию об архивных фондах.

3.8. Проводить в установленном порядке переработку и усовершенствование описей дел, хранящихся в архиве, совершенствование системы информационно-поисковых средств к документам архива.

3.9. Осуществлять контроль за работой и организацией документооборота в делопроизводстве учреждений, оказывает организационно-методическую помощь в работе по отбору документов для передачи на хранение в архив.

3.10. Принимать участие в проверках состояния архивов и порядка хранения документов длительного и постоянного хранения, организации делопроизводства предприятий и учреждений различных форм собственности.

3.11. Осуществлять работу по комплектованию архива Чебоксарского муниципального округа архивными документами.

3.12. Оказывать методическую и практическую помощь работникам архивов организаций - источников комплектования по упорядочению документов, отбору их на постоянное хранение, консультации по вопросам делопроизводства, обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу.

3.13. Информировать заведующего сектора о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях - источниках комплектования.           

3.14. Проводить прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

3.15. Принимать участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.16. Выдавать в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам архивные справки социально-правового характера, копии документов и выписки из документов.

3.17. Исполнять запросы различного характера.

3.18. Осуществлять работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвовать в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществлять сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимать участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучать внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводить описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвовать в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвовать в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности сектора.

3.26. Участвовать в заседаниях, совещаниях, проводимых главой Чебоксарского муниципального округа.

3.27. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты Чувашской Республики, устав Чебоксарского муниципального округа и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение.

3.28. Выполнять поручения руководителя в установленные сроки.

3.29. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному лицу за делопроизводство, в том числе - при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставлении должности.

3.30. Соблюдать установленный служебный распорядок, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.31. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.32. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

3.33. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.34. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

3.35. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

3.36. Представлять в установленном порядке, предусмотренные законодательством Российской Федерации, сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).

3.37. Выполнять иные поручения вышестоящего руководства.

4. Права

Старший инспектор сектора имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию и документы от структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа.

4.2. Требовать правильного оформления документов, принимаемых на хранение в архив.

4.3. Вносить предложения начальнику сектора по вопросам совершенствования работы сектора.

5. Ответственность

5.1. Старший инспектор привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за нарушение Устава (Положения) организации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Служебные взаимоотношения

6.1. В связи с исполнением должностных обязанностей старший инспектор взаимодействует по вопросам деятельности, входящим в его компетенцию в соответствии с Уставом муниципального округа, Положением о секторе по делам архивов и настоящей должностной инструкцией:

6.1.1. с руководителями структурных подразделений и сотрудниками администрации муниципального округа;

6.1.2. с органами местного самоуправления Чебоксарского муниципального округа;

6.1.3. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя старший инспектор представляет в письменной форме.