Николаева Светлана Валериановна - Заместитель начальника отдела ЗАГС

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Общие положени

• Должностная инструкция заместителя начальника отдела ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа (далее – должностная инструкция) является основным документом, определяющим квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность заместителя начальника отдела ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа (далее – Отдел).
• Настоящую должностную инструкцию должны знать:
• начальник Отдела
• заместитель начальника Отдела.
• Настоящая должностная инструкция составлена на основании:
• Положения об Отделе;
• Положения о порядке разработки и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих администрации Чебоксарского района, утвержденного постановлением администрации Чебоксарского района № 169 от 16.03.2017;
• Справочника типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, разработанных Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
• Должность заместителя начальника Отдела является должностью, которая отнесена к категории ведущей должности муниципальной службы.
• Область профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которыми муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: «Государственная регистрация актов гражданского состояния».
• Основные задачи заместителя начальника Отдела:

             1.6.1. качественное и доступное предоставление государственных услуг по  государственной регистрации актов гражданского состояния;

           1.6.2. создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния на территории Чебоксарского муниципального округа.

• Заместитель начальника Отдела подчиняется в функциональном и административном отношении начальнику Отдела.
• Заместитель начальника Отдела назначается, перемещается и освобождается от занимаемой должности постановлением администрации Чебоксарского муниципального округа. Назначению на должность может предшествовать проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы согласно законодательству о муниципальной службе. Заявление о приеме/переводе согласовывается начальником Отдела и заместителем главы администрации Чебоксарского муниципального округа -начальником управления организационно- контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа.
• В период отсутствия начальника Отдела заместитель начальника исполняет обязанности начальника Отдела. В период временного отсутствия заместителя начальника Отдела его обязанности возлагаются на главного специалиста-эксперта, либо иное лицо по представлению начальника Отдела.
• Заместитель начальника Отдела выполняет поручения начальника Отдела и распоряжения руководства администрации Чебоксарского муниципального округа, обязательно согласовав выполнение данных распоряжений с начальником Отдела.
• Все подготавливаемые заместителем начальника Отдела документы должны быть в обязательном порядке согласованы с начальником Отдела.
• Разногласия, возникающие между заместителем начальника Отдела и муниципальными служащими администрации муниципального округа, разрешаются начальником Отдела.

2. Квалификационные требования

• Основными квалификационными требованиями для замещения должности заместителя начальника Отдела являются:
  • Квалификационные требования к уровню профессионального образования муниципальной службы: высшее образование;
  • Квалификационные требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.
  • Квалификационные требования к знаниям, необходимые для исполнения должностных обязанностей;

2.1.3.1. Базовые квалификационные требования к знаниям:

2.1.3.1.1. знание государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2.1.3.1.2.   требования к знаниям правовых основ:

-   Конституции Российской Федерации;

             - Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «О местном самоуправлении в Российской Федерации»;

            -  Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

            -    законодательства о противодействии коррупции.

2.1.3.2. Общие  квалификационные требования к знаниям в области профессиональной (служебной) деятельности «Государственная регистрация актов гражданского состояния»:

2.1.3.2.1. Федеральные законы и иные федеральные нормативные правовые акты:

• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Семейный кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон Российской Федерации от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

           2.1.3.2.2. Законы и иные нормативнве правовые акты Чувашской Республики:

• Закон Чувашской Республики от 30.11.2006 № 55 «О наделении органов местного самоуправления в Чувашской Республике отдельными государственными полномочиями»;
• Приказ Минюста Чувашской Республики от 12.09.2017 № 145-О «Об утверждении административного регламента исполнения Министерством юстиции и имущественных отношений Чувашской Республики государственной функции по контролю исполнения органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов делегированных государственных полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния».

2.1.4 Квалификационные требования к умениям, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

2.1.4.1.Базовые квалификационные требования к умениям:

• эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;
• оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;
• вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления;
• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
• иметь навыки работы на компьютере (текстовые редакторы, электронные таблицы, Интернет), с оргтехникой.

2.1.4.2.Общие  квалификационные требования к умениям в области профессиональной (служебной) деятельности:  использовать Федеральную государственную информационную систему «Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния» при государственной регистрации актов гражданского состояния.

3. Должностные обязанности

• Для решения поставленных перед заместителем начальника Отдела задач на заместителя начальника Отдела  возлагаются следующие должностные обязанности:

           3.1.1.производить государственную регистрацию актов гражданского состояния: рождения, заключения брака, расторжения брака, перемены имени, смерти, установления отцовства, усыновления (удочерения);

           3.1.2. вести единый государственный реестр записей актов гражданского состояния;

           3.1.3.составлять заключения о внесении  исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, либо извещения об отказе;

           3.1.4. вносить изменения и исправления в записи актов гражданского состояния;

           3.1.5. оказывать содействие в истребовании личных документов граждан с территории иностранных государств в соответствии с международными договорами и законодательством Российской Федерации;

           3.1.6. получать гербовые бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, осуществлять их учет и хранение;

           3.1.7. выносить решения  о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия, совершаемые органами ЗАГС;

           3.1.8. осуществлять приём заявлений, поданных через Единый портал государственных и муниципальных услуг;

           3.1.9. осуществлять выездные регистрации в соответствии с действующим законодатаельством;

           3.1.10. обеспечивать по желанию граждан торжественность обстановки при государственной регистрации заключения брака;

           3.1.11. готовить сценарии по обновлению ритуала торжественной регистрации брака, чествования юбиляров семейной жизни;

           3.1.12. оказывать правовую помощь по вопросам регистрации брака с иностранными гражданами;

           3.1.13. производить восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния на основании решений судов, вступивших в законную силу;

           3.1.14. осуществлять учет, формирование книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов, а также другой документации;

           3.1.15. принимать участие в проведение мероприятий, направленных на укрепление семьи, защиты материнства и детства;

           3.1.16. не разглашать сведения, ставшие известными в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния, в том числе персональных данных.

           3.2. Наряду  с исполнением вышеуказанных функций на заместителя начальника Отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

             3.2.1. соблюдать:

• трудовое законодательство;
• законодательство РФ о муниципальной службе и противодействию коррупции;
• муниципальные правовые акты и локальные нормативные акты администрации Чебоксарского муниципального округа;
• пропускной и внутриобъектовый режим администрации муниципального округа;
• режим информационной безопасности, сохранения коммерческой и иной охраняемой законом тайны;
• правила, нормы, инструкции по охране труда и пожарной безопасности;

            3.2.2.  не разглашать информацию, составляющую служебную тайну и не использовать эту информацию в личных целях;

           3.2.3. поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения своих должностных обязанностей;

3.2.4. в обязательном порядке согласовывать все подготавливаемые

документы и решения с непосредственным руководителем;

           3.2.5. бережно относиться к имуществу представителя нанимателя (работодателя), правильно и по назначению использовать оборудование, приборы и материалы, представленные для работы (службы);

3.2.6. содержать свое рабочее (служебное) место в чистоте и порядке;

           3.2.7. соблюдать требования Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

3.2.8. своевременно актуализировать информацию по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния для обновления на официальном сайте администрации района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (раздел ЗАГС);

3.2.9. подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

3.2.10. готовить проекты квартальных и месячных планов работы Отдела;

3.2.11. выполнять поручения начальника Отдела, заместителя главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальника управления организационно-контрольной, правовой и кадровой работы администрации муниципального округа по вопросам, относящимся к компетенции заместителя начальника Отдела;

3.2.12. исполнять иные обязанности, возложенные на заместителя начальника Отдела по письменному постановлению главы Чебоксарского муниципального округа или заместителя главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальника управления организационно-контрольной, правовой и кадровой работы администрации муниципального округа в случае производственной необходимости.

4. Права

• Заместитель начальника Отдела имеет право:
  • запрашивать по поручению начальника Отдела документы, материалы и иную информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей заместителя начальника Отдела, установленных настоящей должностной инструкцией;
  • участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию заместителя начальника Отдела;
  • участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей;
  • использовать ресурсы администрации Чебоксарского муниципального округа (помещения, мебель и оргтехника, информационные сервисы и пр.) для исполнения своих должностных обязанностей;
  • в необходимых случаях, при выполнении поручений начальника Отдела или по распоряжению руководства администрации Чебоксарского муниципального округа, привлекать в установленном порядке к совместной работе работников структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа;
  • разрабатывать проекты муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела (инструкций, положений, стандартов, приказов, распоряжений и т.п.);
  • знакомиться с решениями начальника Отдела, распоряжениями, муниципальными правовыми актами главы Чебоксарского муниципального округа, касающимися деятельности заместителя начальника Отдела;
  • требовать от начальника Отдела оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на заместителя начальника Отдела, и осуществлении предоставленных прав;
  • вносить на рассмотрение начальника Отдела предложения по улучшению деятельности Отдела;
  • готовить запросы по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в территориальные органы государственной власти Российской Федерации, государственной власти Чувашской Республики, органы местного самоуправления республики, организации;
  • иные права, установленные законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.

5. Ответственность

• Заместитель начальника Отдела несет ответственность за:
  • исполнение должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией:
• качество (соответствие установленным нормам, отсутствие дефектов, полноту исполнения, эффективность) выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
• своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей (исполнение возложенных обязанностей к установленному начальником Отдела сроку, отсутствие просрочек исполнения);
  • разглашение служебной информации, ставшей ему известной в процессе исполнения должностных обязанностей;
  • соблюдение трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка администрации Чебоксарского муниципального округа, положений, иных муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов администрации Чебоксарского муниципального округа;
  • соблюдение правил, норм, инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
  • соответствие подготавливаемых документов положениям законодательства, нормативно-правовых актов, муниципальных правовых актов, локальных нормативных актов администрации Чебоксарского муниципального округа, иным установленным требованиям;
  • своевременное обеспечение начальника Отдела полной и достоверной информацией о своей деятельности;
  • обеспечение сохранности вверенного имущества;
  • соблюдение законодательства Российской Федерации о муниципальной службе и противодействию коррупции.
• Оценка качества работы заместителя начальника Отдела и исполнения его должностных обязанностей осуществляется начальником Отдела самостоятельно и основывается на полном, всестороннем и беспристрастном рассмотрении результата исполнения заместителем начальника Отдела должностных обязанностей.