ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела ЗАГС

Общие положения

1.1. Должность начальника отдела ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики   (далее по тексту –   начальник отдела) является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность относится к ведущей группе должностей (1-1-3-02) раздела 1 «Должности руководителей» Реестра должностей муниципальной службы в Чебоксарском муниципальном округе Чувашской Республики.   

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: обеспечение своевременной, полной и правильной регистрации актов гражданского состояния на территории района; соблюдение законности в целях охраны прав и законных интересов граждан, государственных и общественных организаций; создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей  актов гражданского состояния на территории муниципального округа.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:   руководство и  организацию работы отдела ЗАГС по государственной регистрации   актов  гражданского   состояния     (рождения,  заключения  брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемены имени, смерти) в соответствии с установленной компетенцией отдела ЗАГС;   распределение   обязанностей   между   сотрудниками   отдела   ЗАГС   в соответствии с должностными инструкциями;    перспективное  и  текущее  планирование  деятельности   отдела  ЗАГС;        разработка для утверждения главой Чебоксарского муниципального округа  проектов положения об отделе ЗАГС и должностных инструкций сотрудников отдела ЗАГС;  внесение предложений в проект сметы расходов на содержание отдела ЗАГС администрации муниципального округа; представление в установленном порядке предложений о поощрении сотрудников отдела ЗАГС и применении к ним дисциплинарного воздействия в рамках установленной компетенции; взаимодействие   по   вопросам   государственной регистрации  актов гражданского состояния с территориальными отделами, другими государственными и муниципальными органами.

1.5. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики.

1.6. Начальник отдела  подчинен главе Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики и непосредственно заместителю главы администрации Чебоксарского муниципального округа – начальнику управления организационно-контрольной, правовой и кадровой работы, курирующему работу отдела ЗАГС.

1.7. Начальник отдела ЗАГС руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами федеральными законами, Конституцией Чувашской Республики, указами и распоряжениями Главы Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Чувашской Республики, приказами и указаниями Государственной службы Чувашской Республики по делам юстиции и Законом Чувашской Республики «О муниципальной службе в Чувашской Республике», Уставом Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями главы Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, политикой в отношении обработки персональных данных в администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики; порядком хранения, использования и передачи персональных данных сотрудников администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики; положением об отделе ЗАГС администрации Чебоксарского  муниципального округа Чувашской Республики, положением о защите персональных данных в отделе ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики,  инструкцией пользователя информационной системы персональных данных,  моделями угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Отдела ЗАГС; инструкцией ответственного пользователя криптосредств и настоящей должностной инструкцией. 

 

2. Квалификационные требования

 

2. Для замещения должности начальника отдела устанавливаются следующие квалификационные требования:

2.1. К уровню профессионального образования:

высшее образование – бакалавриат, специалитет;

2.2. К стажу муниципальной службы или работы по специальности, направлению подготовки: стаж муниципальной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности, направлению подготовки не менее четырех лет;

2.3. Знания и умения, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей:

1) знание государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовые знания основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Конституции Чувашской Республики;

в) Трудового кодекса Российской Федерации;

г) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

д) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

е) Указа Президента Российской Федерации от 23 июня 2014 г. № 460 «Об утверждении формы справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации»; 

ж) Законодательства о противодействии коррупции;

з) Законодательства в сфере информационной безопасности;

и) Федерального закона «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации»;

к) Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

л) Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденного  Приказом Министерства юстиции РФ от 29 декабря 2017 г. № 298

м) Семейного кодекса Российской Федерации от 29 декабря 1995 N 223-ФЗ;

н) Федерального закона "Об актах гражданского состояния" от 15 ноября 1997 N 143-ФЗ 

о) Постановления Правительства Российской Федерации от 08 июля 1998г.№709 « О мерах реализации Федерального закона « Об актах гражданского состояния»;

п) Приказ Министерства юстиции РФ от 1 октября 2018 года N 201 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния»;

р) Приказ Министерства юстиции РФ от 13 августа 2018 года N 167 Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния

2.4.  Начальник отдела должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет»;

работать в информационно-правовых системах;

руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;

оценивать коррупционные риски.

2.5. Для замещения должности начальника отдела квалификационные требования к специальности, направлению подготовки не устанавливаются.

 

3. Должностные обязанности

 

Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

3.3. Точно и в срок выполнять поручения главы  Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, заместителя главы администрации Чебоксарского муниципального округа – начальника управления организационно-контрольной, правовой и кадровой работы;

3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности;

3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности;

3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.9. Добросовестно исполнять должностные обязанности;

3.10. Обеспечивать в пределах своих полномочий соблюдение, защиту прав и законных интересов граждан;

3.11. Исполнять распоряжения и указания, вышестоящих в порядке подчиненности руководителей органов местного самоуправления, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;

3.12. В пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принимать по ним решения в установленном законодательством порядке;

3.13. Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей;

3.14. Соблюдать Регламент работы администрации Чебоксарского муниципального округа, инструкцию по охране труда, правила пожарной безопасности, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

3.15. Хранить государственную и иную, охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие известными в связи с исполнением служебных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

3.16. Соблюдать требования охраны труда;

3.17. Правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;

3.18. Проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда;

3.19. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления);

3.20. Проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры, другие обязательные медицинские осмотры, а также проходить внеочередные медицинские осмотры по направлению работодателя в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

3.21. Соблюдать требования нормативных актов администрации Чебоксарского  муниципального округа, устанавливающих порядок работы с персональными данными.

3.22. Кроме того, исходя из задач и функций отдела ЗАГС начальник отдела:

3.22.1. Осуществляет государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти;

3.22.2.  Восстанавливает и аннулирует записи актов гражданского состояния на основании решения суда;

3.22.3. Выдает (высылает) повторные свидетельства (справки) о регистрации актов гражданского состояния, сведения содержащиеся на бумажных носителях записей актов гражданского состояния, справки о наличии записей актов гражданского состояния, извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния;

3.22.4. Обеспечивает торжественную обстановку при регистрации рождений и заключении браков при согласии на это лиц, вступающих в брак;

3.22.5. Собирает дела и составляет заключения о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния;

3.22.6. Организует учет хранения и расходования бланков свидетельств;

3.22.7. Разрабатывает Номенклатуру дел отдела ЗАГС;

3.22.8. Разрабатывает Положение об отделе;

3.22.9. Разрабатывает должностные инструкции

3.22.10. Проводит среди населения района разъяснение действующего Семейного законодательства о порядке регистрации актов гражданского состояния;

3.22.11. Осуществляет контроль за исполнением документов и поручений, поступивших в адрес отдела ЗАГС;

3.22.12. Организовывает соответствующий учет книг регистрации актов гражданского состояния, гербовой и другой документации и обеспечивает правильное их использование и хранение; 

3.22.13. Ведет прием граждан в отделе ЗАГС, рассматривает предложения, заявления, жалобы граждан, принимает по ним необходимые меры;

3.22.14. Осуществляет передачу сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством;

 3.22.15. Направляет материалы о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;

 3.22.16. Направляет  материалы  об уточнении вида и принадлежности платежа для уплаты государственной   пошлины   за   государственную   регистрацию   актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия в   порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;

3.22.17. Направляет в установленном порядке извещения о внесении изменений или исправлений в записи актов гражданского состояния;

3.22.18.  Ведет делопроизводство отдела ЗАГС в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации;

3.22.19. Изучает  действующее законодательство  в   сфере   государственной  регистрации актов гражданского состояния;

3.22.20. Участвует представителем отдела ЗАГС в рассмотрении дел по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния в судах;

3.22.21. Обеспечивает в установленном порядке учёт, хранение и использование печати отдела ЗАГС с изображением Государственного герба Российской Федерации;

3.22.22. Создает условия для хранения актовых книг и другой документации отдела ЗАГС в соответствии с действующим законодательством;

3.22.23.  Обеспечивает  условия по созданию полнотекстовой электронной базы данных по всем записям, хранящихся в отделе ЗАГС;

3.22.24. Соблюдает требования «Положения о защите персональных данных» в отделе ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики и иных нормативных документов Отдела ЗАГС, устанавливающих порядок работы с персональными данными;

3.22.25. Обеспечивает функционирование и безопасность криптосредств, предназначенных для защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Отдела ЗАГС.

4. Права

 

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»  начальник отдела имеет право:

4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

4.2. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности;

4.3. Иные права, предусмотренные Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе Российской Федерации»,  иными нормативными правовыми актами о муниципальной службе.

5. Ответственность

 

Начальник отдела несет установленную законодательством ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств и требований к служебному поведению, нарушение запретов, которые установлены федеральным законодательством;

5.5. За разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации, ставших известными Служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей.

5.6.  За совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение начальником отдела по его вине возложенных на него должностных обязанностей, применяются следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение с муниципальной службы по предусмотренным законодательством Российской Федерации основаниям.

5.7.  За несоблюдение начальником отдела ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции федеральными законами «О муниципальной службе в Российской Федерации», «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами, на ответственное лицо налагаются следующие взыскания: замечание, выговор, увольнение в связи с утратой доверия.

 

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

6.1. Вопросы, по которым  начальник отдела ЗАГС вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

- запрос отчета у специалиста отдела о текущем состоянии выполнения поручений, заданий;

- консультирование муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальные должности по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

6.2. Вопросы, по которым   начальник отдела ЗАГС обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения:

- планирование деятельности муниципальных служащих отдела в соответствии с Планом основных мероприятий администрации и текущими поручениями;

- организация и координация работы муниципальных служащих по выполнению задач, поставленных перед отделом;

- контроль выполнения поручений муниципальными служащими отдела;

- анализ работы муниципальных служащих отдела с целью устранения недостатков;

- визирование проектов документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- запрос недостающих документов к поступившим на исполнение поручениям;

- вынесение решения о   сокращении    в   соответствии   с   действующим законодательством срока регистрации брака;

- принятие решения об отказе в государственной регистрации актов гражданского состояния и внесении исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния.

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

 

7.1. Начальник отдела обязан участвовать в подготовке:

7.1.1.  Планов работы отдела ЗАГС.

7.1.2. Участвовать в правовом просвещении граждан в средствах массовой информации.

7.2.  Начальник отдела вправе участвовать в подготовке:

7.2.1. Проектов муниципальных нормативных правовых актов муниципального округа по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.2.2. Предложений  по совершенствованию методов работы муниципальных служащих по результатам изучения практики работы органов местного самоуправления.

7.2.3. Предложений  по применению мер дисциплинарного и материального воздействия в отношении муниципальных служащих отдела и структурных подразделений администрации муниципального округа с учетом выполнения поручений руководства, исполнительской дисциплины и качества работы.

7.2.4. Предложения по совершенствованию законодательства о государственной регистрации актов гражданского состояния и выполнении государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния в порядке, установленном действующим законодательством.

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

 

Начальник отдела ЗАГС осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства и регламентом внутренней организации деятельности администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики.

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. Начальник отдела ЗАГС администрации Чебоксарского муниципального округа  в своей деятельности взаимодействует с отделом ЗАГС Госслужбы Чувашской Республики по делам юстиции, структурными подразделениями администрации муниципального округа, предприятиями, организациями и учреждениями независимо от форм собственности.

9.2. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав  начальник отдела в пределах своей компетенции взаимодействует:

с муниципальными служащими администрации;

с лицами, замещающими должности муниципальной службы;

с работниками организаций;

с гражданами.

9.3. Начальник отдела осуществляет служебное взаимодействие с муниципальными служащими администрации, лицами, замещающими муниципальные должности в связи с исполнением своих должностных обязанностей по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации:

 по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации;

консультирует и информирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией;

 9.4. Начальник отдела осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей;

консультирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

9.5. В служебных взаимоотношениях с другими подразделениями администрации Чебоксарского муниципального округа, органами государственной власти и местного самоуправления, предприятий и учреждений придерживаться действий, не унижающих чести и достоинства должностных лиц, придерживаться демократического стиля общения с целью создания нормального психологического климата, способствующего более полному раскрытию интеллектуальных способностей должностных лиц.

 

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 

Начальник отдела  оказывает следующие виды государственных услуг: 

- Государственная регистрация рождения;

- Государственная регистрация смерти;

- Государственная регистрация заключения брака;

- Государственная регистрация расторжения брака;

- Государственная регистрация усыновления (удочерения);

- Государственная регистрация установления отцовства;

- Государственная регистрация перемены имени;

- Выдача повторного свидетельства или архивных справок, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния;

- Внесение исправлений или изменений в записях акта гражданского состояния;

- Восстановление и аннулирование записи акта гражданского состояния.

 

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальника отдела ЗАГС определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

количественным и качественным показателям подготовленных и рассмотренных служебных документов, изученных материалов, наличию жалоб на результаты исполнения должностных обязанностей, своевременности и качеству выполнения возложенных на отдел задач;

выполнению дополнительно возложенных на отдел задач.