ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы

 

1.           Общие положения

• Должность заведующего сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа (далее - заведующий сектора, сектор) является должностью муниципальной службы.
• Должность заведующего сектора по делопроизводству администрации Чебоксарского муниципального округа относится к старшей группе должностей за регистрационным номером 1-2-4-01 (пункт 2 подраздела 2 раздела 4 Реестр должностей муниципальной службы в Чувашской Республике).
• Область профессиональной служебной деятельности (далее — область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

Обеспечение деятельности органа местного самоуправления;

• Вид профессиональной служебной деятельности (далее — вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• обеспечение оперативного прохождения документов и служебной корреспонденции, технической и информационно – технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями;

обеспечение защиты государственной тайны;

подготовка и проведение мероприятий, работа с обращениями граждан, организация приема граждан.

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность заведующего сектора делопроизводства:

• организация делопроизводства;
• документационное и техническое обслуживание деятельности подразделений;

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей заведующего сектора:

• контроль исполнительской дисциплины;

1 .7. Заведующий секторa назначается на должность и освобождается от должности главой Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики.

В период отсутствия заведующего сектора его обязанности выполняет главный специалист.1.8. Заведующий сектора в своей работе непосредственно подчиняется главе Чебоксарского муниципального округа и заместителю главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальнику управления организационно - контрольной, правовой и кадровой работы.

2.             Квалификационные требования

Для замещения должности заведующего сектора по делопроизводству администрации Чебоксарского муниципального округа устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1.             Базовые квалификационные требования:

• Заведующий сектора должен иметь высшее профессиональное образование не ниже уровня бакалавриата.
• Для замещения должности заведующего сектора установлено требование о наличии не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки, а также не менее одного года стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки для лиц, имеющие дипломы специалиста или магистра.
• Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми знаниями:

• знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);
• правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

6) Гражданского кодекса Российской Федерации (Часть первая);

 в) Уголовного кодекса от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (ст. 283, 284);

г) Трудового кодекса Российской Федерации;

д) Федерального закона от 6 октября 2003 г. К. 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

е) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

ё) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

ж) Федерального закона от 21 июля 1993 г. N.• 5485-1 «О государственной тайне»;

з) Федерального            закона от 02 мая 2006 г. N. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

и) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

к) Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

л) Конституции Чувашской Республики;

м) законодательства о противодействии коррупции;

• Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми умениями: работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет»;

• работать в информационно-правовых системах;
• руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

• вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

готовить деловую корреспонденцию; организовывать проведение приема граждан;

• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
  • Заведующий сектора   должен   соответствовать  следующим   функциональным квалификационным требованиям:
    • Обладать следующими   знаниями   в   области   законодательства  Российской Федерации, Чувашской Республики, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
  • Федерального закона от 2 мая 2006 г.№59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ « О персональных данных»;
  • Устава Чебоксарского муниципального округа;
  • иными нормативными правовыми актами, регулирующими соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей.
    • Заведующий сектора должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

 -  работать в конкретной, определенной представителем нанимателя ( работодателя) сфере деятельности;

- организовать и обеспечивать выполнение поставленных задач;

- эффективно планировать рабочее время;

-устанавливать приоритеты и эффективно планировать работу;

-пользоваться современной оргтехникой и программными продуктами;

-систематически повышать квалификацию;

-организовывать проведение приема граждан;

- соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;

3.         Должностные обязанности

Исходя из задач и функций, определенных Положением о секторе делопроизводства  управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа, на заведующего сектора возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Руководить деятельностью сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа, обеспечивая решение возложенных на сектор задач.

3.2. Прием и первичная обработка входящих документов;

3.3. Предварительно рассматривать и сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые;

3.4. Подготавливать документы для рассмотрения руководителем;

3.5. Регистрировать входящие документы;

3.6. Организовать и доводить документы исполнителям;

3.7. Вести базу данных документов организации;

3.8. Вести информационно – справочные работы;

3.9. Обрабатывать и отправлять исходящие документы;

3.10. Организовать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

3.11. Контролировать исполнение документов в организации;

3.12. Разрабатывать номенклатуру делопроизводства;

3.13.Проверять правильность исполнения оформления документов и отмечать об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3.14. Передавать дела в архив организации;

3.15. Формировать дела;

3.16. Определять функции сотрудников сектора и разрабатывать их должностные инструкции;

3.17.Осуществлять подбор кадров для сектора;

3.18. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты Чувашской Республики, Устав Чебоксарского муниципального округа и иные муниципальных правовые акты и обеспечивать их исполнение.

• Соблюдать ограничения, не нарушать запрета, установленные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральным и законами.
• Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.21. Своевременно выполнять поручения вышестоящего руководства.

  3.22. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерация и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.23. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.

• Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
• Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
• Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи

исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и

здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

• Представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).
• Выполнять иные поручения вышестоящего руководства.

3.29. В процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

- знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

- знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполнительной власти Чувашской Республики и подведомственных им организациях» (далее – постановление № 262);

- знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных постановлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производства;

- знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты текущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации проекта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

- знания понятия образца лучших практик применения принципов и инструментов бережливого производства в соответствии с методическими материалами Госкорпорации «Росатом»;

- знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

- знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

- знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

- знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации планировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

- знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

4. Пpaвa

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N. 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» заведующий сектора имеет право:

• Запрашивать от должностных лиц территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых сектором по делопроизводству, работников  структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа.
• Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
• Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
• Повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Ответственность

Заведующий сектора несет установленную законодательством ответственность:

• За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;
• За правонарушение, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• За причинение материального ущерба в пределах, определённых трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан        самостоятельно принимать управленческие и иные решения

6. Заведующий сектора праве:

6.1. принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности сектора в области делопроизводства в соответствии с должностными инструкциями;

6.2.     подготовки ответов на запросы исполнительных органов государственной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления, а также учреждений, организаций и граждан;

6.3.     подготовку иных документов, отнесённых к компетенции заведующего сектора, с представлением своих выводов и предложений по изложенной проблеме.

 

 

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

 

7.1. Заведующий сектора вправе участвовать в подготовке:     

проектов нормативных правовых Чебоксарского муниципального округа по вопросам, входящим в компетенцию сектора;

проектов методических рекомендаций и иных материалов по вопросам, входящих в компетенцию сектора.

7.2. Заведующий сектора обязан участвовать в подготовке:

в соответствии с поручениями руководителя готовит предложения по проектам постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа, по вопросам, входящим в компетенцию сектора, направленных в управление в порядке согласования;

проектов ответов на поступившие письменные обращения граждан, организаций, органов государственной власти и местного самоуправления Чувашской Республики.

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

 

Заведующий сектора осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства администрации Чебоксарского муниципального округа и в порядке и в сроки, установленные действующим законодательством.

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав заведующий сектора в пределах своей компетенции взаимодействует:

с гражданскими служащими территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

с гражданскими служащими органов государственной власти Чувашской Республики;

с муниципальными служащими Чебоксарского муниципального округа;

с лицами, замещающими должности муниципальной службы в Чебоксарском муниципальном округе;

с работниками организаций;

с гражданами.

9.2. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти  Чувашской Республики в связи с исполнением своих должностных обязанностей по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации.

9.3. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с муниципальными служащими Чебоксарского муниципального округа и с лицами, замещающими должности муниципальной службы в Чебоксарском муниципальном округе, в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

по вопросам подготовки проектов нормативных правовых актов;

по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации;

консультирует и информирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией;

ознакамливает с документами, подлежащими ознакомлению.

Информирование осуществляется по согласованию с заместителем главы посредст­вом рассылки информации по электронной почте.

9.4. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

консультирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией;

готовит проекты писем на жалобы, заявления и обращения.

 

10.  Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 При выполнении своих должностных обязанностей заведующий сектора не оказывает государственные, муниципальные услуги гражданам и организациям

 

11.  Показатели эффективности н результативности профессиональной служебной деятельности

 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности заведующего сектора определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

• выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
• своевременности и оперативности выполнения поручений;
• профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
• способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
• творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
• осознанию ответственности за последствия своих действий.