Семенова Наталия Николаевна - Главный специалист - эксперт

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного специалиста-эксперта сектора по делам архивов юридического отдела

 

1. Общие положения

 

1.1. Должность главного специалиста-эксперта сектора по делам архивов юридического отдела администрации Чебоксарского муниципального округа (далее – главный специалист-эксперт, сектор) является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность главного специалиста-эксперта сектора относится к старшей группе должностей за регистрационным номером 1-2-4-03 (пункт 2 подраздела 3 раздела 1 Реестра должностей муниципальной службы в Чувашской Республике).

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

• обеспечение деятельности органа местного самоуправления;
• управление в сфере архивного дела.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

• формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований;
• осуществление взаимодействия со средствами массовой информации, связи с общественностью;
• обеспечение защиты государственной тайны;
• подготовка и проведение мероприятий, работа с обращениями граждан, организация приема граждан.

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта сектора по делам архивов:

• организация и координация работы по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению;
• осуществление работ по комплектованию, учету, использованию архивного фонда;
• выполнение социально-правовых запросов на архивную документацию.

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей главного специалиста-эксперта:

• обеспечение сохранности, комплектования (формирования), учета и использования документов Архивного фонда Чувашской Республики и иных архивных документов на территории муниципального округа;
• проведение работ по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов, баз и банков данных;
• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке.

1.7. Главный специалист-эксперт сектора назначается на должность и освобождается от должности главой Чебоксарского муниципального округа по представлению заведующего сектора и заместителя главы администрации Чебоксарского муниципального округа - начальника управления организационно - контрольной, правовой и кадровой работы, курирующего вопросы по архивному делу.

В период отсутствия главного специалиста-эксперта его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.8. Главный специалист-эксперт в своей работе непосредственно подчиняется заведующему сектора.

 

 

2. Квалификационные требования

 

Для замещения должности главного специалиста-эксперта сектора устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Главный специалист-эксперт должен иметь высшее профессиональное образование.

2.1.2. Для замещения должности главного специалиста-эксперта не установлено требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки;

Главный специалист-эксперт должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Гражданского кодекса Российской Федерации (Часть первая);

в) Уголовного кодекса от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (ст. 283, 284);

г) Трудового кодекса Российской Федерации;

д) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

е) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

ё) Федерального закона от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

ж) Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

з) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

и) Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

к) Конституции Чувашской Республики;

л) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Главный специалист-эксперт должен обладать следующими базовыми умениями:

• работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет»;
• работать в информационно-правовых системах;

• эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;
• вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;
  • готовить деловую корреспонденцию;
• организовывать проведение приема граждан;
• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами.

Главный специалист-эксперт сектора должен иметь навыки использования опыта и мнения коллег в работе, подготовки деловой документации, ведения деловых переговоров, работы с современной оргтехникой, служебной информацией, выполнения поставленных руководством задач.

2.2. Главный специалист-эксперт должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям:

2.2.1. Обладать знаниями законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики, муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

• Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказа Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;
• приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»;
• приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
• Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.);
• Закона Чувашской Республики от 30 марта 2006 г. № 3 «Об Архивном деле Чувашской Республики»;
• Устава Чебоксарского муниципального округа;
• Положения о секторе по делам архивов;
• Административного регламента по оказанию муниципальных услуг (функций), необходимых для исполнения должностных обязанностей;
• иными нормативными правовыми актами, регулирующими соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей.

2.2.2. Главный специалист-эксперт должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

• работать в конкретной, определенной представителем нанимателя (работодателя) сфере деятельности;
• организовывать и обеспечивать выполнение поставленных задач;
• эффективно планировать рабочее время;
• устанавливать приоритеты и эффективно планировать работу;
• практически применять нормативные правовые акты;
• пользоваться современной оргтехникой и программными продуктами;
  • систематически повышать квалификацию;
  • организовывать проведение приема граждан;
  • соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
• осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в архив;
• комплектовать, хранить, вести учет и использовать архивные документы,
• составлять установленную отчетность по архивному делу.

 

3. Должностные обязанности

 

Исходя из задач и функций, определенных Положением о секторе по делам архивов юридического отдела администрации Чебоксарского муниципального округа, на главного специалиста-эксперта сектора возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы сектора и их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности, контролировать соблюдение в архиве правил противопожарной безопасности.

3.4. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию.

3.5 Ведет государственный учет документов.

3.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного фонда.

3.7. Осуществляет проверку наличия и состояния документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам. Устанавливает фактическое наличие документов, находящихся на хранении в секторе. Выявляет и устраняет недостатки в учете документов. Организовывает розыск отсутствующих документов.

3.7. Вводит в компьютерную программу архивного дела информацию об архивных фондах.

3.8. Проводит в установленном порядке переработку и усовершенствование описей дел, хранящихся в архиве, совершенствование системы информационно-поисковых средств к документам архива.

3.9. Осуществляет контроль за работой и организацией документооборота в делопроизводстве учреждений, оказывает организационно-методическую помощь в работе по отбору документов для передачи на хранение в архив.

3.10. Принимает участие в проверках состояния архивов и порядка хранения документов длительного и постоянного хранения, организации делопроизводства предприятий и учреждений различных форм собственности.

3.11. Осуществляет работу по комплектованию архива Чебоксарского муниципального округа архивными документами.

3.12. Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций - источников комплектования по упорядочению документов, отбору их на постоянное хранение, консультации по вопросам делопроизводства, обеспечения сохранности документов постоянного хранения и по личному составу.

3.13. Информирует заведующего сектора о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях - источниках комплектования.           

3.14. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

3.15. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.16. Выдает в установленном порядке учреждениям, предприятиям, организациям и гражданам архивные справки социально-правового характера, копии документов и выписки из документов.

3.17. Исполняет запросы различного характера.

3.18. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

3.19. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.

3.20. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

3.21. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.

3.22. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.23. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.

3.24. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.

3.25. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности сектора.

3.26. Участвует в заседаниях, совещаниях, проводимых главой Чебоксарского муниципального округа.

3.27. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты Чувашской Республики, устав Чебоксарского муниципального округа и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение.

3.28. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

3.29. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.30. Выполнять поручения руководителя в установленные сроки.

3.31. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному лицу за делопроизводство, в том числе - при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставлении должности.

3.32. Соблюдать установленный служебный распорядок, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.33. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.34. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

3.35. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.36. Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

3.37. Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

3.38. Представлять в установленном порядке, предусмотренные законодательством Российской Федерации, сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).

3.39. Выполнять иные поручения вышестоящего руководства.

 

4. Права

 

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» главный специалист-эксперт сектора имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и информацию от структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа.

4.2. Проверять достоверность, представляемых в сектор документов и материалов.

4.3. Вносить предложения заведующему сектора по вопросам совершенствования работы сектора.

4.4. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.7. Проводить выставки и демонстрации архивных документов и их копий.

4.8. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений, организаций и предприятий.

 

5. Ответственность

 

Главный специалист-эксперт несет установленную законодательством ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан

самостоятельно принимать управленческие и иные решения

 

6.1. Главный специалист-эксперт вправе:

• принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности сектора в области по делам архивов в соответствии с должностными инструкциями;
• в установленном порядке запрашивать от отраслевых (функциональных) органов информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

6.2. Главный специалист-эксперт обязан:

по поручению начальника сектора принимать участие в работе создаваемых органами местного самоуправления коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп и т.п.).

 

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)

проектов управленческих и иных решений

 

7.1. Главный специалист-эксперт вправе участвовать при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа и (или) проектов управленческих решений главы Чебоксарского муниципального округа, совещательных и консультативных органов, по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Главный специалист-эксперт обязан участвовать при подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа и (или) проектов управленческих решений главы Чебоксарского муниципального округа, совещательных и консультативных органов, разрабатываемых сектором.

 

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

 

Главный специалист-эксперт осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства в администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики, порядком согласования проектов постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики. 

 

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи

с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

 

9.1. В связи с исполнением должностных обязанностей главный специалист-эксперт взаимодействует по вопросам деятельности, входящим в его компетенцию в соответствии с Уставом муниципального округа, Положением о секторе по делам архивов юридического отдела и настоящей должностной инструкцией:

9.1.1. с руководителями структурных подразделений и сотрудниками администрации муниципального округа;

9.1.2. с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

9.1.3. с органами государственной власти Чувашской Республики;

9.1.4. с органами местного самоуправления Чебоксарского муниципального округа;

9.1.5. со средствами массовой информации;

9.1.6. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Поручения и указания главному специалисту-эксперту даются заведующим сектора в устной и письменной форме.

9.3. Объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя главный специалист-эксперт представляет в письменной форме.

9.4. Главный специалист-эксперт вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции сектора представителям организаций и гражданам только по поручению заведующего сектора.

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 

Главный специалист-эксперт в пределах своей компетенции в соответствии с административным регламентом администрации Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики предоставляет муниципальную услугу «Выдача справок социально-правого характера, копий, выписок из документов архива Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики».

 

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

 

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности главного специалиста-эксперта сектора определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

11.1. выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

11.2. своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;

11.3. качеству предоставляемых услуг;

11.4. качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

11.5. профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

11.6. способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

11.7. творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

11.8. осознанию ответственности за последствия своих действий.