Основные направления деятельности  архивного органа – это организация формирования, обеспечение сохранности и использование Архивного Фонда Чувашской Республики документами предприятий, организаций и учреждений, функционирующих на территории нашего района, а также координация их деятельности в области архивного дела и делопроизводства.

Работа отдела по делам архивов администрации Чебоксарского района по развитию архивного дела организуется  на основе годового плана и  целевых программ по направлениям деятельности.

Вся  работа отдела  была направлена на реализацию основных направлений развития архивного дела в районе.

В области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики,  реализуя программу совершенствования  научно-справочного аппарата фондов предприятий сельского хозяйства на 2003-2005 гг. переработаны описи шести колхозов на 222 дела. В ходе проведения комплекса работ по переработке описей исправлялись ошибки фондирования, составлялись исторические справки об организации и фонде, осуществлялась работа по улучшению физического состояния документов за счет  подшивки дел в новые обложки и ремонта документов, замене ярлыков и переформированию связок. Всего подшито сначала года 25 дел и переформированы связки и заменены ярлыки на 211 ед.хр. Для защиты  от пыли 20 ед.хр. были обернуты в плотную бумагу и закартонированы.

Все текущие изменения в составе и объеме фондов отмечались своевременно, с достоверным оформлением необходимых документов.

Для автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики в октябре  2004 г. была установлена программа  «Архивный фонд». Начато внедрение программного комплекса «Архивный фронд», введено 106 фондов.

По состоянию  на 1 января 2005 года составлен паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, а также составлены карточки фондов на вновь поступившие в течение года фонды. В соответствии с планом работы Управления по делам архивов Минкультуры Чувашской Республики проведена выверка карточек фондов республиканского фондового каталога.

С учетом замечаний, отраженных в информационно-методическом письме Госкомархива Чувашии от 10.11.2002 г. о выверке и пересоставлении списка фондов муниципальными архивами, отделом завершена выверка и пересоставлен список фондов Чебоксарского районного архива. По состоянию на 1 января 2005 г. в Чебоксарском районном архиве сосредоточено 277 фондов, 33800 ед.хр., в том числе 7 фондов только дел по личному составу, в котором насчитывается 6784 ед.хр.

В области формирования Архивного фонда отделом по делам архивов администрации района принимались меры по обеспечению качественного пополнения Архивного фонда Чувашской Республики документами учреждений, организаций и предприятий района.

В соответствии с планом комплектования районного архива за отчетный период в районный архив приняты 434 дела постоянного хранения от  7 организаций и 111 дел по личному составу. Документы поступили по утвержденным ЭПМК Управления по делам архивов Минкультуры Чувашской Республики описям. Качество принимаемых в районный архив документов удовлетворительное. На принятые документы также переформировывались связки и заменялись ярлыки на них в соответствии с требованиями.

По-прежнему в центре внимания отдела по делам архивов были вопросы организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий и подготовки их для передачи на государственное хранение.

На 1 декабря 2004 года  была проведена паспортизация ведомственных архивов. Из 56 учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования районного архива – приняли участие в паспортизации все 56.

Результаты паспортизации показали, что из 56  учреждений, организаций и предприятий  75% имеют инструкции по делопроизводству, 50% - номенклатуры дел, согласованные с ЭПК при отделе по делам архивов. Полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение 22 организации, что составляет всего 39% от общего числа учреждений, организаций и предприятий, включенных в список источников комплектования районного архива.

Сейчас эта картина изменилась. За отчетный период упорядочены и  утверждены описи дел постоянного хранения  4 учреждений, организаций и  предприятий на 248 ед. хр., согласованы описи дел по личному составу на 380 ед. хр.

На стадии завершения научно-техническая обработка управления капитального строительства администрации Чебоксарского района.

Для подготовки сводной справки по вопросу обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Чувашской Республики на рассмотрение коллегии Минкультуры Чувашской Республики представлена информация о состоянии работы с документами в организациях-источниках комплектования районного архива по состоянию на 1 апреля 2005 г.

В управление по делам архивов Минкультуры Чувашской Республики представлена информация о проведенной работе по розыску документов Архивного Фонда Чувашской Республики, своевременно не поступивших на постоянное хранение в районный архив.

Отделом по делам архивов администрации района  постоянно осуществлялся контроль за состоянием  работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях. Согласно плану мероприятий администрации  совместно с другими отделами (юридическим, ЗАГС, управления делами) проводились выездные  проверки ведомственных архивов и состояния делопроизводства.  Было проведено 6 проверок. Особое внимание уделялось на наличие и применение инструкции по делопроизводству, наличие и внедрение номенклатуры дел, соблюдению требований ГОСТа 6.30-2002 по составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, качеству формирования дел, а также проведению отбора, упорядочения и передачи документов на хранение в районный архив.

В январе месяце  проведен семинар – совещание с главами и специалистами сельских администраций  по вопросам организации документов в делопроизводстве учреждений, на котором были розданы инструкция по делопроизводству, примерная номенклатура дел и образцы оформления документов, справок.

Экспертно-проверочной комиссией при отделе по делам архивов администрации района с начала года проведено 4 заседания, на которых рассматривались  и согласовывались номенклатуры дел организаций, положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях и инструкций по делопроизводству и др.

Особое место в деятельности отдела было отведено реализации государственной политики в области защиты социальных прав и гарантий граждан. В связи с вступлением в действие федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» значительно увеличилось количество обращений граждан.  Если за 2004 год в районный архив поступило 372 запроса, то с начала года поступило 227 запросов. В основном запрашиваются справки о заработной плате за 5-10 и более лет, на что уходит очень много времени. Все запросы  исполнялись в соответствии с требованиями нормативных документов и в установленные сроки.

Для представления в Федеральное архивное  агентство в соответствии с письмом Управления по делам архивов Чувашской Республики от 09.07.2004 г. № 167 проведен анализ работ по исполнению запросов социально-правового характера за 2002-2004 годы и составлена анкета.

Для электронного издания «Города и районы Чувашской Республики: взгляд в историю», которое готовила государственная архивная служба  Чувашии в соответствии с Программой основных мероприятий, приуроченных к празднованию в 2005 году Дня Республики, представлена информация об истории нашего района на бумажном и электронном носителях.

  В соответствии с письмом Минкультуры Чувашской Республики от 3.05.2005 г. для составления сводного реестра официальных символов муниципальных образований представлены сведения о символике нашего района.

К юбилейной дате управлению культуры администрации района предоставлена информация о руководителях в сфере культуры Чебоксарского района с 1945 года по настоящее время.

К сожалению, в районной газете не опубликовано ни одной статьи, хотя были представлены материалы об истории колхозов, суда, отчет за 2004 г.

С государственным архивом технотронной документации начата работа по комплектованию районного архива фото-видеодокументами. Это новый вид носителя, пока еще нет никаких инструкций по приему таких документов. Поэтому на базе нашего района идет изучение и будет разработана инструкция по обработке и передаче таких документов на постоянное хранение.