В целях использования информации, содержащейся в архивных документах, к ним создается научно-справочный аппарат (НСА). Одним из элементов НСА является опись дел.
Описи дел государственных, районных и ведомственных архивов должны соответствовать  единым  требованиям к их составлению и оформлению. Описи, не отвечающие этим требованиям, подлежат переработке или усовершенствованию.
В Чебоксарском районном архиве  насчитывается 139 архивных фондов сельскохозяйственных предприятий (колхозов и совхозов), в которых сосредоточены 9545 дел постоянного хранения и по личному составу  за 1927-2000 годы.
Научно-справочный аппарат (титульный лист, оглавление, предисловие, историческая справка)  ко многим документам не соответствует установленным требованиям, отсутствует единая схема систематизации внутри описи, заголовки и крайние даты многих дел не соответствуют составу и содержанию дел. Кроме того,  ранее  при приеме документов на хранение были допущены ошибки фондирования.
Отделом по делам архива разработана «Программа  совершенствования научно-справочного аппарата к фондам предприятий сельского хозяйства на 2003-2005 годы», в которую вошло 31 фонд.
Основная цель программы - составление необходимого к описям  научно-справочного аппарата в целях повышения его информационного уровня и обеспечения соответствия современным правилам.
В течение I полугодия 2005 года,  реализуя  «Программу  совершенствования научно-справочного аппарата к фондам предприятий сельского хозяйства» проведены работы по усовершенствованию и переработке описей и созданию научно-справочного аппарата к фондам 8 колхозов.
Сведения по истории колхозов, их объединения и реорганизации были найдены в документах самих фондов, но сложности в составлении исторических справок возникают из-за несохранности документов. Для составления исторических справок  изучен фонд районного отдела статистики и составлены сведения о колхозах, функционирующих на территории района за 1939-1958 годы.